No Brasil fala-se muito em Tempo do Executivo, mas na área de vendas, poucos são os textos orientados para racionalização do uso do tempo pelos profissionais da área.
A seguir apresentamos algumas sugestões para melhor Administração do Tempo pelos profissionais de vendas (válidas também para os profissionais de outras áreas):
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RESPEITE O TEMPO DO SEU CLIENTE: - O cliente o respeitará mais e, portanto, prestará mais atenção às suas propostas, se você preparar convenientemente e não demorar demais em sua visita. para seus clientes prioritários procure determinar agendas prévias para entrevista/reunião,
datas e prazos para cumprimento de obrigações de ambas as partes.
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CONFIRME AS VISITAS POR TELEFONE: - Uma ligação telefônica pode economizar uma viagem infrutífera, quando um motivo inesperado forçar a mudança de planos do seu cliente. Ao chegar, se não puder ser atendido de
imediato, dê à secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em função de seus futuros compromissos. Este tempo de espera deve ser fixado por você, previamente, em função da prioridade do cliente e do assunto.
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ELIMINE A "VISITA INESPERADA" - PARA SEMPRE!: - O visitante inesperado é um dos maiores transtornos para um executivo ou empresário. Você pode gerar má vontade do cliente se desejar vender-lhe alguma coisa! Uma alternativa para o cliente que se recusa em recebê-lo:
marque a entrevista com 1, 2 meses de antecedência: não há como ele recusar essa entrevista, pois ninguém no Brasil se programa com tanta antecedência.
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DÊ AO SEU CLIENTE UMA ESTIMATIVA DA DURAÇÃO DA ENTREVISTA: - Mantenha-se atento à sua estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente, para ter certeza de que usará eficientemente seu limitado
tempo.
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PLANEJE O SEU TEMPO PARA QUANDO O CLIENTE DESPERDIÇAR O DELE: - Nada é mais frustrante do que você "estar tocando os eu bonde" enquanto o cliente está preocupado com uma chamada, visita ou emergência. Você
poderá evitar esta situação se colocar em prática as idéias anteriores ou tentar encontrar-se com seu cliente fora do local de trabalho dele onde as interrupções aconteçam o mínimo possível; caso mesmo assim ocorrerem, procure dispor de atividades que possam ser desenvolvidas durante essas interrupções, usando o tempo produtivamente.
Rever apontamentos é uma atividade a ser desenvolvida enquanto espera; rascunhar pequenas cartas; planejar a entrevista com o próximo cliente etc. Se você notar que a interrupção será muito longo, talvez seja o caso de voltar numa
outra ocasião, ou procurar falar com o substituto.
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FALE COM QUEM TOMA DECISÃO: - Se possível, procure entrevistar-se com a pessoa que toma as
decisões em cada empresa. Se você assim o fizer, não perderá tempo esperando que uma terceira parte entre no circuito decisório. Resista à tentação de visitar clientes amigos em vez daqueles que podem aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais do que um encontro descontraído e relaxado com um cliente amigo.
Lembre-se do princípio de vilfredo pareto "20% de suas ações são responsáveis por 80% dos resultados que você
produz". Concentre suas visitas nos "clientes 20%".
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APROVEITE BEM SEU TEMPO DE VIAGEM / DESLOCAMENTO: - Os profissionais de venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro; esse tempo não deve ser desperdiçado. Existe uma série de atividades que podem ser
desenvolvidas enquanto você viaja de carro, trem ou avião. enquanto espera, planeje seu dia seguinte, leia um bom livro técnico, procure pensar nas possíveis contra-argumentações de seu próximo cliente, reveja o planejamento da próxima semana etc.
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DESENVOLVA HÁBITOS SAUDÁVEIS DE VENDA: - Escreva as frases abaixo num cartão e leve-o com você:
Faça sempre uma relação de objetivos e atividades
Diariamente elabore um plano de ação, definindo as prioridades do dia
Defina as prioridades em função dos "resultados" esperados de cada objetivo e/ou atividade
Trabalhe em função dessa prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante
Reveja diariamente seu plano de ação (previsto x realizado)
Faça tudo disso agora, não deixe para amanhã
Quando possível, procure fazer com que o cliente o visite. As vantagens são inúmeras. Você poupa tempo, pode mostrar ao cliente como "funciona"
sua organização, fazer demonstrações de seus produtos etc. Como foi você quem marcou a entrevista, sempre terá mais controle sobre seu início e término.
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TRATE DO MESMO ASSUNTO COM VÁRIOS CLIENTES, AO MESMO TEMPO: - Se o mesmo assunto precisar ser divulgado ou analisado com vários clientes, procure promover uma reunião (em vez de visitas individuais). Haverá menos
problemas de comunicação no que você vai divulgar, sinergia entre seus clientes, intercâmbio de informações etc.
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DIVULGUE O MATERIAL SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO: - Ao se encontrar com clientes, colegas, fale sobre o assunto Administração do Tempo, dê a eles cópia do material que possui, mencione as soluções que "você"
encontrou, enfatize os resultados que "você" conseguiu, as dificuldades que superou.
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IDENTIFIQUE OS MELHORES DIAS PARA CONTATOS COMERCIAIS: - Respeitando a prioridade de cada assunto, procure identificar os melhores dias e horários para seus contatos comerciais. É sabido que, em geral as 2ª e 6ª ferias são
dias em que as pessoas estão mais ocupadas; as pesquisas mostram também que a parte da manhã é menos congestionada que a da tarde.
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PROCURE AJUDAR O CLIENTE A MELHOR PROGRAMAR O TEMPO DELE (E O SEU). EIS ALGUMAS IDÉIAS:
Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duração da entrevista (ambos terão mais tempo para se preparar)
Incentive-o a ir colocando por escrito tudo o que tem para tratar com você, utilizando para isto uma agenda ou similar. Isto evitará novas idas e vindas, de sua parte
Sugira a ele que a ordem de análise dos assuntos seja a do mais importante para o menos importante
Dê a seu cliente uma idéia dos seus próximos compromissos (embora garantindo que ele terá o máximo possível do seu tempo); Isto poderá ajudar na otimização do período de contato
Caso tenha que desmarcar qualquer contato, faça-o com a maior antecedência possível. isto fará com que seu cliente proceda do mesmo modo com você
Defina com seu cliente um período em que você será mais facilmente encontrado no escritório; peça-lhe para concentrar os contatos nesse período
Ao final de cada contato faça um resumo dos assuntos tratados e, especialmente, dos prazos combinados.
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Sucesso gera sucesso: - À medida que você se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo, você se tornará
mais e mais convencido da necessidade de pôr em prática as técnicas de administração do tempo. Por quê? Porque elas funcionam! À medida que você começa a viver de acordo com o lema "tempo
é dinheiro", nunca mais se satisfará com uma vida sem planejamento.
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Cada momento tem seu valor: - que financeiro que não financeiro. Lembre-se sempre que o tempo mal utilizado implica em vários
tipos de custos:
o custo de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salário.
o custo do que você deixou de fazer durante aquele período.
o custo psicológico decorrente de não estar conseguindo desenvolver o que planejou.
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