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JUST-IN-TIME  = JUSTO A TEMPO

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O termo Just-in-time entrou no vocabulário da gestão na década de 80 e, hoje, já são poucos os gestores que não ouviram falar deste método de gerir as existências. Mas o que poucos responsáveis conhecem verdadeiramente são as condições de implementação deste sistema na empresa.

É que o Just-in-time é muito mais do que uma técnica de controlE ou um sistema para gerir e reduzir ao mínimo os ESTOQUES. Alguns autores consideram mesmo o Just-in-time como uma filosofia industrial global.

Em termos muito simples, trata-se de um método que visa eliminar todas as fontes de desperdício, eliminar tudo o que não acrescenta valor à empresa. Conseguir ter um volume de estoques zero é talvez o efeito mais visível mas não é o único. Convêm, assim, começar por indicar que só se pode implementar com sucesso uma filosofia Just-in-time na empresa se forem resolvidos os problemas seguintes:

• Lay-outs pouco eficazes.

• Fornecedores pouco fiáveis.

• Avarias frequentes das máquinas.

• Problemas de qualidade.

• Mudanças de série longas.

Frequentemente, o JIT - JUST IN TIME é associado a um princípio de organização destinado à grande indústria, que só faz sentido em grandes unidades de produção. Mas esta técnica de gestão nada tem a ver com séries de produção repetitivas nem longas, mas sim com prazos reduzidos e com produção de pequenas quantidades. Assim, esta é uma técnica de gestão perfeitamente adaptável às pequenas e médias empresas industriais.
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Princípio do Just-in-time: - O JIT aplica-se tradicionalmente a empresas industriais, que transformam matérias-primas em componentes, agrupados depois em subconjuntos e finalmente num ou em vários produtos finais. Assim, o princípio do JIT pode resumir-se numa regra essencial, dividida em quatro fases distintas mas semelhantes: é necessário produzir e disponibilizar:

• Os produtos acabados no momento exato em que se tornam necessários para a venda.

• Os subconjuntos no momento exato em que são necessários para a montagem dos produtos finais.

• Os componentes no momento exato em são precisos para a montagem dos subconjuntos.

• As matérias-primas no momento exato em que vão ser utilizados para a fabricação dos componentes.

As doze regras do Just-in-time: - Para conseguir implementar com sucesso esta técnica de gestão na empresa, é importante respeitar algumas regras básicas mas por vezes esquecidas:

01 - Só produzir o que é pedido pelo cliente e só quando ele o pretende, e portanto não constituir estoques, sejam de produtos acabados ou intermédios em qualquer altura.

02 - Ter prazos de fabricação curtos.

03 -Dispor de uma grande flexibilidade, de forma a poder responder rapidamente a alterações no mercado.

04 -Fabricar pequenas quantidades de cada tipo de peças, subconjuntos ou produtos finais.

05 -Conseguir efetuar uma rápida mudança de ferramentas e uma disposição das máquinas eficaz.

06 -Só comprar as quantidades necessárias à produção que já foi pedida ou encomendada.

07 -Dispor as máquinas e organizar a produção de modo a que se minimizem as esperas ou perdas.

08 -Armazenar as matérias-primas e os produtos semi-acabados junto dos locais onde são necessários, para evitar perdas de tempo e de eficiência no transporte.

09 -Dispor de máquinas e ferramentas altamente fiáveis, de modo a que não se avariem no momento exato em que são necessárias.

10 -Controlar com muito rigor a qualidade das peças a serem fabricadas.

11 -Só comprar as matérias-primas e os componentes que assegurem uma qualidade superior.

12 -Empregar recursos humanos polivalentes e capazes de se adaptar a uma produção descontinuada.

Meios necessários para mudar para o Just-in-time: - Das regras anteriormente indicadas, decorre uma série de ações a tomar, numa primeira fase, para começar a preparar a empresa para a implementação desta técnica de gestão. A saber:

Simplificar e otimizar: - Antes de sequer começar a pensar em implementar um tipo de gestão Just-in-time na empresa, é necessário repensar toda a produção de modo a responder eficazmente aos pedidos dos clientes. A nova arrumação e lay-out da fábrica deverá ser flexível, responder a altos padrões de qualidade, evitar tempos de espera e responder rapidamente a alterações na produção.

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Formar os recursos humanos: - Este ponto é frequentemente esquecido mas é essencial para que a implementação do Just-in-time na empresa se faça com eficácia. A idéia é a de ensinar o pessoal a funcionar segundo novos moldes, com novos objetivos e segundo novas regras. A motivação só se consegue se for efetuado um trabalho conjunto com todos.

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Colaborar com os fornecedores: - Os fornecedores são sempre uma peça chave no desempenho da empresa. No caso do Just-in-time, a sua atuação é crítica. É preciso estabelecer novas relações com eles para que possam colocar as quantidades necessárias de matérias-primas ou produtos semi-acabados, com elevada qualidade, na altura certa. A relação com os fornecedores passará a assentar mais numa parceria que numa simples compra e venda. Só com o apoio destes é que se consegue uma passagem para o Just-in-time eficaz. É vantajoso para a empresa explicar o seu processo e os seus objetivos aos fornecedores para que estes possam colaborar com ela. É também mais fácil tratar com um número menos extenso de fornecedores.

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Colaborar com os clientes: - Também é útil que os clientes possam colaborar com a empresa que funciona no regime de Just-in-time. A empresa pode pedir-lhes, por exemplo, ajuda de forma a estabilizar a carga da produção, combinando com eles um programa de entregas. Além disso, é sempre vantajoso para a empresa fazer passar a mensagem aos clientes do aumento de qualidade conseguido.

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Conceber a produção em novos moldes: - Funcionar em Just-in-time represente para a empresa uma alteração profunda das suas práticas. Toda a organização da empresa deve assim ser modificada para responder mais eficazmente. A disposição funcional das atividades deve ser substituída por linhas de produtos, todo o trabalho de gestão de estoques de produtos finais ou intermédios deixa de fazer sentido, podendo a empresa colocar estes funcionários a fazer outras tarefas, etc.

Refiram-se três aspectos essenciais:

• A planificação deixa de ser feita em função de projeções de vendas, sempre falíveis, e passa a ser efetuada com base em encomendas firmes.

• Já só é preciso calcular as necessidades a curto prazo, sendo inútil avaliar com precisão as necessidades a longo prazo.

• Passam a ser desnecessárias várias funções: controle de estoques, estoques intermédios, as ordens de fabricação, controle da produção, cálculo dos custos.

Como mudar para o Just-in-Time: - Haverá sempre várias formas de uma empresa mudar a sua produção para começar a aplicar um sistema Just-in-time. Uma estratégia possível é um processo que se divide em dez passos:

01 - Obter a aprovação e o apoio da gestão de topo: é necessário que os dirigentes máximos da empresa estejam conscientes do que significa mudar para o Just-in-time, em termos de custos, de benefícios e de alteração da estrutura da empresa. 
02 - Elaborar um plano de implementação realista e compreensível 
03 - Convencer os trabalhadores: para esse efeito é necessário dar formação, incentivar a participação de todos, nomeadamente através de círculos de qualidade, e fornecer uma liderança forte. 
04 - Na linha de montagem final: estabilizar a produção para que os outputs finais por dia sejam sempre idênticos. Para isso será necessário usar caixas ou outros contentores com peças estandardizadas e facilmente acessíveis, segundo o sistema Kanban. 
05 - Nas fases intermédias: reduzir os tempos de espera e o tamanho dos lotes nas várias fases de produção de forma a que correspondam exactamente às quantidades necessárias para a fase final de produção. 
06 - Eliminar o inventário do armazém principal e colocá-lo junto da linha de montagem, no local onde as peças são necessárias. 
07 - Equilibrar os ritmos de fabricação com os ritmos de montagem final. Isto pode implicar repor algumas peças que faltem; um stock mínimo pode assim ser necessário nesta fase. 
08 - Prever espaço livre em todas as áreas ou secções: se houver falhas, será necessário ocupá-lo, com peças ou outras máquinas ou ferramentas, para assegurar a produção e recuperar o tempo perdido. 
09 - Colaborar com os vendedores de forma a que o ritmo de entregas se identifique com o ritmo de produção. 
10 - Eliminar o inventário que se justificava para gerir a produção a longo prazo e as variações da produção.

Vantagens e desvantagens do Just-in-time: - A principal vantagem do Just-in-time deriva diretamente da sua definição: - reduzir os custos, essencialmente por três vias:

• Redução de estoques: - já não é necessário disponibilizar um espaço e recursos humanos para tratar dos aprovisionamentos.

• Redução de tempo: - o mesmo nível de produção pode ser atingido em menos tempo, o que permite evitar horas extraordinárias e/ou aumentar a produção face a um aumento pontual da procura.

• Aumento da qualidade: - Sendo o output final de maior qualidade, evitam-se custos com peças ou produtos defeituosos além de ser um excelente argumento de venda, reforçando a presença no mercado.

A maior desvantagem deste sistema é a que decorre de incertezas na envolvente da empresa. Se algo não funcionar bem, e o exemplo de uma greve nos transportes é a mais evidente, tudo pode ficar parado.

Por isso, algumas empresas, além de um sistema de Just-in-time, mantêm também o "just in case", algum estoque de segurança que permitirá evitar perdas no caso de problemas com a envolvente, nomeadamente os fornecedores.
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Bibliografia:

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Schroeder, Roger G. Operations Management; McGraw-Hill; 3ª Edição; 1989 
Russomano, Vítor Henrique; Planejamento e Controlo da Produção; Pioneira; 6ª Edição; 2000 
Marques, Ana Paula; Gestão da Produção; Texto Editora, 4ª Edição, 1998

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Autor: PME Negócios