1.
Não use a sua caixa de entrada como uma pasta para tudo que você
precisa revisar, trabalhar e responder.
Leia cada e-mail apenas uma vez, e responda-o imediatamente se for
necessário, delete-o se possível ou mova-o para a pasta que ele
pertence.
.
2.
Crie a “Pasta Quatro Semanas” e delete todo o conteúdo dessa
pasta depois de quatro semanas.
Use essa pasta como repositório para mensagens que você não tem
certeza se você vai usá-las.
.
3.
Peça para ser retirado
da lista de distribuição de e-mails que você não lê.
.
4.
Use a característica “fora do escritório”
quando você estiver fora do escritório.
.
5.
Quando possível, coloque a mensagem no campo “Assunto” para
evitar que as pessoas tenham que abrir o e-mail para ler uma simples
linha.
.
6.
Gráficos e Anexos são ótimos,
mas eles prejudicam o envio e recebimento de mensagens na sua rede.
Anexe documentos apenas quando realmente for necessário. Não utilize
o e-mail para enviar arquivos maiores que 5 MB, considere a hipótese
de armazená-los na rede ou intranet da empresa.
.
7.
Quando você precisar enviar um documento de 20 páginas para uma
pessoa,
seja específico. Aponte onde estão as coisas mais importantes. Diga
ao remetente que a informação relevante está nas páginas 13 e 17
por exemplo. Ajude as pessoas a economizarem o tempo que você já
investiu.
..