Seu
e-mail é lido do início ao fim?
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Se
você está tendo que enviar o mesmo e-mail repetidas vezes para que ele
receba a atenção que merece, talvez sua mensagem precise ser escrita
de maneira mais efetiva. Siga as dicas abaixo e evite que seu e-mail
seja considerado apenas mais um e mandado para a lixeira juntamente com
aqueles que prometem dinheiro fácil.
Principais
regras: - Se
você espera que seu e-mail seja lido até o final, ele não deve ser
maior do que uma tela. Ou seja, cerca de 25 linhas. Além disso, não
escreva e-mails em um único e longo parágrafo. Separe as idéias
contidas na mensagem em parágrafos curtos, com espaços maiores
separando um do outro.
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Solicitando
serviços ou favores: -
Caso a mensagem tenha por objetivo pedir que o destinatário lhe faça
algo, deixe isso explícito já na primeira ou segunda frase do e-mail.
Caso contrário, você não terá certeza de que o pedido será lido.
Também não é má idéia encerrar a mensagem com a reiteração de seu
pedido, mencionando ainda prazos, caso existam.
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Jamais
envie um e-mail sem título: -
Algumas pessoas deixam o espaço para o título da mensagem em branco.
Esse fato chega a ser constrangedor. Talvez as pessoas esperem que o
destinatário abra a mensagem movido por sua curiosidade. No entanto, um
título atraente fará com que a pessoa não só abra o e-mail como também
responda a ele rapidamente. Porém, títulos como Importante funcionam
apenas nas primeiras vezes, ainda mais se seu conteúdo não for, de
fato, importante.
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Mensagens
de recapitulação: -
Se o seu e-mail tem por objetivo recapitular acontecimentos, como
assuntos discutidos em uma reunião ou pendências, considere a utilização
de números ou marcadores para separar cada item.
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Gramática
e pontuação: -
Letras maiúsculas e pontuação apropriada são tão necessárias em
e-mails quanto são nas tradicionais cartas enviadas pelos correios.
Através de um e-mail, o destinatário pode ou não levá-lo a sério.
Evite também muitas abreviações.
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Sugestão
de sites: - Ao
enviar qualquer sugestão de site ou URL a ser visitada, certifique-se
de que o link está correto. Assim, você facilita o acesso da pessoa ao
endereço. A melhor coisa a fazer, nesse caso, é colocar a URL em um
linha separada, evitando pontuação imediatamente anterior ou posterior
a ela isso poderá dar erro no link, impossibilitando que um simples
click leve o destinatário ao endereço sugerido.
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Respostas
rápidas: -
É sempre bom configurar o software para que ele encaminhe a mensagem
original quando for respondê-la ao remetente. Assim, no caso de a
resposta ser um simples sim, ou não, ele saberá a que se refere. Na
hora de responder, porém, é importante colocar a resposta no topo da
mensagem e não ao seu final.
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Perdido
no tempo: -
Certifique-se de que seu computador e o servidor de e-mails de sua
empresa estão com a data e horário corretos. Mensagens com datas e horários
errados podem aparecer em um lugar da caixa de entrada do destinatário
em que ele nem a veja.
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Assinatura:
- Configure
sua assinatura com os dados básicos, nome completo e contatos. Evite
detalhes irrelevantes.
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Privacidade
é ilusão: -
Nunca assuma que a única pessoa que terá acesso ao e-mail enviado é a
pessoa para quem ele realmente foi enviado. Poucos sistemas de e-mail são
completamente seguros. Além disso, ninguém está imune aos famosos
xeretas. Se você precisa falar algo realmente confidencial, diga-o
pessoalmente.
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