PLANEJAMENTO EM REPRESENTAÇÃO COMERCIAL
.
Administrar
uma empresa de "representação
comercial"
é uma das tarefas mais complexas que existem no mercado hoje. Se fosse
tão somente vender e comunicar... Oba!. Mas é preciso adaptar a ADMINISTRAÇÃO
COMERCIAL DO ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO
ao modus
operandi
de cada empresa que se representa.
Seria
menos complexo se fosse "UMA
ÚNICA EMPRESA A REPRESENTAR".
Um único sistema computacional com o qual lidar, uma única equipe com
a qual nos comunicar e entender a distância, uma única linha de
produtos a estudar para negociar, uma única gama de clientes e suas
atividades comerciais de um único segmento a tratar, e por aí vai.
Mas
são quatro empresas na média que se representam
comercialmente para poder alcançar um faturamento que compense
cada contrato e deve ser administrado de acordo
com as diretivas passadas por cada gerencia...
-
4
sistemas computacionais
-
4
gerenciamentos diferentes
-
4
equipes com as quais se comunicar
-
4
gamas de clientes com diferentes atividades comerciais e segmentos
diferentes,
-
4
linhas de produção com desenvolvimento de itens diferentes.
E
como o próprio termo o descreve: - "ADMINISTRAÇÃO
COMERCIAL" é
um parto contínuo. Não é somente fechar a cota mensal de negócios de
cada empresa que se representa. É planejar 4 fechamentos mensais contínuos, ao longo do ano e da vida profissional da empresa de
"REPRESENTAÇÃO
COMERCIAL". Muitas
pessoas desde o
"ALTO"
de sua compreensão diriam:
PORQUE
4? PORQUE NÃO UMA REPRESENTADA E SE DEDICAR INTEIRAMENTE A ELA?
Claro
que seria ótimo e muito melhor. Mas a "representação
comercial"
para uma única empresa, gera vínculo empregatício, além de que pelos
percentuais de comissões que se percebem na representação e pelas
despesas que se geram para alcançar a venda, seria impossível se
manter no mercado.
Temos
então que, a ADMINISTRAÇÃO
COMERCIAL é
uma função que tem remuneração variável (COMISSÕES), ao mesmo tempo em que não dispõe da segurança proporcionada por um salário no final do mês,
mas tem à sua disposição a possibilidade de, fazendo uso de sua habilidade e
criatividade, gerar novos negócios aumentando as vendas nos clientes inativos, buscar novos
clientes
e diminuir
suas despesas.
.
.
E é no
campo das despesas que este jogo
se empata. O segredo é relacionar todos os gastos possíveis dividindo-os em
"GRUPOS E SUB-GRUPOS"
conforme ilustrado a seguir:
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|
GRUPOS |
SUB-GRUPOS |
|
COMUNICAÇÃO |
TELEFONE
/ FAX / CELULAR / INTERNET |
|
TRANSPORTES |
IPVA
/ MANUTENÇÃO / COMBUSTÍVEL/ MANUTENÇÃO MENSAL / PEDÁGIOS / ÔNIBUS |
|
SEGUROS
|
VIDA, PREVIDÊNCIA
PRIVADA, SAÚDE, CARRO, ROUBO
|
|
MANUTENÇÃO |
SALÁRIOS
/ TRANSPORTE / LIMPEZA |
|
MATERIAIS
INTERNOS |
PAPELARIA
/ SUPERMERCADO / CORREIO / LIMPEZA |
|
HABITAÇÃO |
PRESTAÇÃO
DA CASA OU LOCAL / IPTU / CONDOMÍNIO / SEGURO / ÁGUA / LUZ / GÁS
/ MANUTENÇÃO |
|
ESTRUTURA
PATRIMONIAL |
COMPUTADOR
/ NOTE BOOK / FAX / IMPRESSORAS / CENTRAL TELEFÔNICA / MÓVEIS |
|
CAPACITAÇÃO |
REVISTAS
/ JORNAIS / CURSOS / LIVROS |
.
É muito provável que você
tenha muito mais e queira agrega-los
a lista, mas saiba que é apenas exemplo e mais tarde faremos uma
revisão sistemática deles e um plano gerencial. O
importante desta segmentação, é entender que quanto mais grupos e
subgrupos tenha e possa diferenciar, maior sua análise nas despesas.
.
Por
exemplo: - Quando
fecha um mês de trabalho, o 1º que todos fazem é apurar o
"resultado
líquido" (o mais interessante sem dúvida).
Muitas iniciativas quando o líquido não aparece
(negativo),
é passar ao juro..., Mas existe um "LUCRO
LÍQUIDO" que
está na frente de seus olhos sem precisar vender mais ou ganhar mais
para se re-fazer dele!!!
SABE
QUAL É...? Gerenciar
as despesas mensais!
.
E
nisso reside uma enorme gordura que todos ou ao menos a grande maioria,
nem verifica e que graças a uma pesquisa que realizamos ficamos
atônitos, vendo os resultados e estudando os
porquês,
e nos levou a produzir este artigo que fundamenta "estratégias GERENCIAIS"
e com isso ajudaremos a diminuir as despesas (perdas),
portanto aumentar os lucros e melhorar os desempenhos.
Fechado
o mês, temos antes de mais nada, verificar a despesa antes de
conhecer os resultados líquidos. Porque? Porque nas despesas existe gordura que pode ser queimada rapidamente e
é nisso que está a perda da empresa e por conseqüência o menor
lucro.
.
Se
você tem as despesas separadas por "Grupo",
é muito fácil interpretar qual delas precisa diminuir ou ser conciliada
mediante o uso de tecnologia, porque corta-la totalmente é impossível,
já que, se existe é porque é necessário.. OU
NÃO?
O
"1º GRUPO E O
SEGUNDO GRUPO"
são os mais importantes para os Profissionais
de "representação
Comercial",
já que "comunicação
e transportes",
absorvem 60% das despesas mensais da empresa, seja um escritório com 1
vendedor ou com 10 vendedores!
.
|
grupo
comunicação |
TELEFONE
FAX
CELULAR
INTERNET |
40%
10%
40%
10% |
.
Faça
suas contas e verifique se suas despesas estão próximas dos
percentuais que apresentamos no quadro? Mais de 90%
dos Representantes Comerciais e Vendedores, ainda não estão
informatizados e isso é um crime de "lesa
empresa"
e "MALA PRAXIS".
.
Por
não ter um "sistema
de representação e vendas",
gastam horrores em celular e telefone, ligam desnecessariamente infinitas vezes ao cliente, suas assessorias (secretárias
e vendedores)
também o fazem porque não sabem o que o cliente compra e a cada quanto tempo, não fazem idéia de quem vendeu e quando foi a última compra, não tem
uma pequena curva de vendas, nem de produtos, nem de resultados
financeiros nessas operações, por isso que tem toda essa despesa.
pergunte-se a si mesmo: quanto você vendeu e quanto tem de comissões a cobrar??? sabe o que já lhe pagaram às representadas??? controla as comissões pedido a pedido? parcela por parcela? NÃO CONTROLAM NADA ALÉM DO SALDO NA CONTA E DE ACORDO COM O QUE LHES
SOBRA OU QUANTO AGÜENTA O CHEQUE ESPECIAL, É O RITMO QUE IMPORÃO àS
VISITAS NO MÊS SEGUINTE...
Por
isso que gostaríamos de lhes mostrar que apenas implantando um
"sistema
de representação e vendas", suas
despesas cairiam em 50%. Apenas precisam informatizar-se. O custo de aquisição
do sistema, nem no primeiro mês vão sentir, já que suas despesas de
comunicação hoje devem estar na média de 800 reais mensais...
Estamos
certos?
Se um sistema e
citamos o
SDR que
desenvolvemos juntos aos clientes no
"fórum
SDR", está em R$:350.00 e não tem despesas mensais de
manutenção, lhe ajudará a diminuir suas despesas em 50%... Aí tem a solução para diminuir custos. A ordem do dia então é se
informatizar.
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Administre,
seja profissionalmente mais paciente, ordenado, PARE
COM TUDO o
que está fazendo, e repense tudo novamente. Mude seu estilo conservador
para não dizer arcaico. Informatizar é diminuir custos e pelo
sistema de representação, você poderá ter todos os levantamentos que um
profissional precisa e não somente em finanças!!!
-
Cadastre
os clientes
-
cadastre
cada comprador do cliente
(pode ter vários), cadastre os E-MAILS, TELEFONES e celulares, aniversários,
estilo de cada um, os
dias e horários de atendimento, assim QUANDO VOCÊ PRECISar ou caso você
não esteja no escritório, seus colaboradores possam auxiliar sem
precisar lhe ligar ou revisar os papéis onde estão os dados.
-
cadastre
suas representadas, seus
contatos em cada uma dessas representadas (sobre tudo o e-mail para
baixar custos, o setor, o aniversário de cada um deles, e as
informações pertinentes, setor, departamento, função, coisa que
seu assessor possa chegar rapidamente nele e o cliente seja rapidamente
atendido nas soluções).
-
os
produtos e as diferentes tabelas em vigor,
com seus descontos e
observações especiais.
-
comece
a lançar os orçamentos e os pedidos, de forma a gerar pesquisas de
resultados de venda, compra e comissão.
-
cadastre
seus vendedores
(representantes, sub-representantes, vendedores, postos de
assistência técnica, colaboradores do escritório), os dados
completos de cada um, etc, os clientes que cada um atende, que comissão
por representada foi acertado e em que dia paga as mesmas.
-
gere
sempre uma ocorrência comercial a cada problema que surge com o
cliente e sua representada, lembre do caso do representante em Lisboa que atendeu uma
queixa do filho do superintendente em Lisboa e sem saber atendeu o
menino com alta qualidade e foi promovido. dessa maneira poderá
pesquisar quais os problemas mais freqüentes e de que representada ou
cliente são.
-
Lance
suas despesas separadas por: Grupo, Sub-Grupo e se quiser
até por
departamento.
Somente
com isso, sua despesa cairá em 50%. Como
segunda atitude a tomar, deve mostrar as pessoas que trabalham com você
ou para você mesmo, que cada venda que se realize no escritório (atendimento
ou televendas),
terá uma participação na comissão. Bem
fácil.
e
quem vende?
- Você sozinho não dá conta, porque hoje em dia o cliente suga o seu
tempo com maiores e mais carregadas perguntas, levantamentos técnicos,
etc.
É a fome do saber para não errar. E você como assessor
direto do cliente,
tem que estar sabendo de tudo e pra já.
.
Volto
a perguntar: - Quem vende se você é quem atende por não ter ninguém
na retaguarda?
Está
errado que não incentive o "tele
vendas e o atendimento super especial". Se
você sai ou viaja????
Dá-lhe
celular, dá-lhe telefone, dá-lhe despesa!!!
Ninguém atende o cliente a não ser você...
Informatizando
seu escritório vai poder enviar semana a semana todos os lançamentos
das suas representadas através da poderosa ferramenta que é o e-mail. "Você
não precisa estar presente".
E nem mesmo o cliente quer que você o visite tanto assim como ele
precisa. Ele quer informações e elas podem ser enviadas através da
internet que tem custo zero e não precisa daquele momento de
baboseiras de cumprimentar, dorar a pílula, tomar cafezinho, etc, etc,
etc.
.
.
O cliente precisa de tempo para o negócio dele e você tem que dar
esse tempo e também estar presente na virtualidade.
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Outro
passo fundamental, é você se certificar:
Para
poder avivar o cliente em itens vendedores e não deixar que entupa
as prateleiras com mercadorias que não rodam, porque foram produzidas a
centenas ou milhares de quilômetros, por um departamento
chamado "desenvolvimento
ou design",
que não sabem ou não querem entender que o "Brasil
é um país continental",
que conta com 4 estações o ano todo e que por sua vez se divide em
muitas regiões de diferentes estilos, consumos e rendas.
Está em sua pesquisa de venda o segredo de seu crescimento e de sua solidificação como empresa. Contam com ela suas representadas e seus clientes. E nada mais justo que se você ganha dinheiro com as vendas, de retorno para ambos de uma forma imparcial e honesta.
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O que não vende hoje, será vendido amanhã, porque graças aos seus conselhos e atitudes,
representadas e clientes terão tanta confiança em você, que estarão muito mais atentos à você, que ao representante ou vendedor que passa apenas levantando pedidos porque queima descontos e passa assustando o Gerente para BAIXAR PREÇOS.
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Essa raça de representantes, vendedores e Gerentes de conchavo, já são peças de museu e se ainda estão em algumas representadas, é porque as representadas são bem piores que eles...
Não
espere oportunidade bater na sua porta, produza-a com um atendimento
e um serviço mais que necessário. Ao final você não tem aquela marca
distinta que nem precisa de vendedor porque na propaganda já atordoou o
consumidor e eles vão comprar com ou sem você. Pense então nestes passos que vamos repassar aqui:
-
As
despesas devem ser estudadas antes do ganho líquido.
-
As
despesas devem ser interpretadas tomando em conta a informatização
da empresa que reduz custos em até 50%.
-
Seus
conceitos de serviço e atendimento devem ser mudados para servir
100% a qualquer hora e pelo e-mail, para que o Cliente não gaste
fortunas atrás de você e você atrás dele.
-
O
incentivo da venda deve ser através do seu escritório e nunca
através de você pelo celular.
Seguindo
estes passos você terá condições de se
informatizar, diminuir suas voltas, quilômetros rodados e outros itens como
tempo, serão muito mais proveitosos para sua empresa,
suas representadas e seus clientes...
.
e
lembrem... QUEM QUER PEIXE, TEM QUE SE
MOLHAR!
..