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 Reuniões
podem ser produtivas
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sala dos artigos de
gerenciamento
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Reuniões podem ser
bastante produtivas mas podem ser também um verdadeiro desperdício de
tempo e dinheiro. Aqui vão algumas idéias que podem ajudá-lo a gerenciar
melhor as suas reuniões. Toda reunião para ser produtiva deve ter: o seu
Propósito, a sua Agenda e o seu Tempo de Duração. Se um desses itens
faltar, a reunião não deve ser realizada. Você deve ser capaz de definir
o propósito de uma reunião em uma ou duas sentenças, por exemplo: "essa
reunião é para planejar a nova campanha de marketing da empresa". Dessa
maneira, todos sabem por que eles estão ali, o que é preciso ser feito,
e como saber se todos conseguiram ser bem-sucedidos
(Artigo:
Segredos
para reter e vincular aos melhores vendedores).
•
Defina
a agenda:
liste os itens que
serão discutidos, revistos, analisados, apresentados etc. Eu gosto
de definir um tempo limite para cada item da agenda e identificar
uma pessoa responsável para liderar a discussão.
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•
Defina
o tempo de duração:
desde o princípio,
defina quando a reunião começa, e às vezes ainda mais importante,
quando ela termina. É incrível a quantidade de gerentes que não
sabem terminar uma reunião dentro do horário previsto!!!! Se você
ainda tem esse hábito..., pense novamente!
.
•
Não
espere pelos outros:
reuniões precisam
começar no horário determinado. Não espere pelos atrasados. Não
espere por aqueles que precisam ser chamados para uma reunião. Você
já não os avisou previamente? Pois então, eles que apareçam no
horário. E quando os atrasadinhos chegarem, não volte a revisar o
que já foi falado. O tempo daqueles que seguem o horário deve ser
respeitado
(Artigo:
OS ERROS DE UM GERENTE
DE VENDAS).
Se o organizador da
reunião não chegar no horário, considere a reunião cancelada e volte ao
trabalho. Quanto tempo esperar até o organizador aparecer pode variar de
empresa para empresa, mas eu não esperaria mais do que cinco minutos.
•
Tenha o hábito de
documentar a reunião. Alguém, além do organizador da reunião,
deveria ser responsável por tomar nota daquilo que foi falado
durante a reunião.
.
•
O quanto detalhado
deve ser essas anotações varia de acordo com a natureza daquilo que
foi discutido. O resumo deve conter o nome das pessoas presentes, o
que foi discutido, os acordos que foram alcançados, e os próximos
passos que foram determinados com datas e seus respectivos
responsáveis.
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•
Assim que a reunião
terminar não deixe passar mais do que 24 horas, as anotações devem
ser distribuídas para todos os participantes, para aqueles que foram
chamados para participar e não compareceram, e para todos aqueles
que possam ser influenciados pelas decisões tomadas. O correio
eletrônico é a melhor maneira de distribuir as anotações.
.
•
FOCO, FOCO, FOCo:
toda reunião deve ter uma pessoa determinada para avisar os
outros participantes quando esses fogem do tópico que deve ser
discutido. Peça por um voluntário no início de cada reunião. O
trabalho desse profissional é interromper qualquer discussão que
fuja do tema principal. Esses novos tópicos podem ser anotados e
virar tema de discussão para as próximas reuniões. Caso surja
alguma dúvida sobre determinado assunto estar dentro do foco da
reunião ou não, o Organizador da Reunião deve dar a palavra
final
(Artigo:
Algumas pautas para dirigir uma equipe de vendas).
Nenhuma tecnologia
inventada até hoje supera um bom diálogo. Uma conversa franca, sincera,
honesta, transparente e verdadeira entre duas pessoas. Aproveite esse
início de ano para você sentar com cada um dos seus funcionários diretos
e fazer uma revisão sobre o desempenho deles durante o último ano, ou
trimestre que passou. A propósito, conversar com os seus funcionários
sobre a sua performance, deveria ser uma tarefa prioritária da sua
parte. Poderia ser uma conversa mensal, trimestral, ou semestral...,
escolha o que for melhor para ambos, mas faça algo. Aqui vão algumas
dicas caso você se decida por colocar em prática essa idéia:
•
Aprenda a fazer
anotações sobre o seus funcionários durante o período de avaliação.
Não confie apenas na sua memória para se lembrar das coisas boas e
ruins que aconteceram. Se você fizer isso, você será capaz de se
lembrar apenas dos eventos mais recentes ou das falhas das pessoas
(Artigo:
a).
.
•
Peça para cada um dos
seus funcionários escreverem uma auto-avaliação e enviar para você
antes da conversa entre vocês acontecer. A auto-avaliação será a sua
chance de se lembrar de fatos, conquistas e desafios enfrentados e
preparar a sua estratégia para a reunião. Ao contrário do que muitos
acreditam, o ser humano tende a ser honesto e subestimar a sua
própria performance.
.
•
Nas áreas onde você
não concorda com a auto-avaliação do funcionário, venha preparado
com os exemplos necessários para ilustrar o seu ponto de vista. Não
se esqueça também de ilustrar a boa performance do funcionário com
exemplos bons.
.
•
Converse sobre o que
está escrito. É muito comum acontecer o fato da reunião se centrar
em fatos que não estão escritos na avaliação
(Artigo:
Alguns chefes são um
terror na hora de criticar).
.
•
Não escreva nada que
você não tenha coragem de falar cara-a-cara com o funcionário.
Infelizmente, muitos gerentes aqueles que nunca têm tempo para nada,
acabam por fazer a revisão da performance via e-mail mesmo.
.
•
Dê a você tempo
suficiente para realizar a avaliação. Nunca faça a avaliação quando
estiver ressentido com algum funcionário. Invista tempo na
avaliação. Uma avaliação bem feita alavanca e muito a motivação e
auto-estima de um funcionário.
.
•
Permita que exista o
diálogo durante a revisão de performance. A conversa não deve se
transformar em uma sala de julgamento onde o funcionário é
sentenciado. 60/40 é um bom formato de reunião, ou seja, você fala
60% do tempo e o funcionário fala 40% do tempo
(Artigo:
Quando os vendedores vão embora, suas vendas
também vão!).
.
•
A revisão de
performance deve ser uma oportunidade da empresa para o funcionário
se expressar, falar sobre as suas principais contribuições e
analisar as áreas que podem ser melhoradas. Ao final, o funcionário
deve deixar a sala motivado e preparado para os desafios do ano que
chegou!!
PROF. RICARDO
JORDÃO
PRESIDENTE,
FUNDADOR E SEU AMIGO
BIZREVOLUTION CONSULTORIA DE MARKETING
BIBLIOTECA EXCLUSIVA DO PROFESSOR
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ARTIGO
RECOMENDADO:
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Como avaliar o desempenho em vendas, que indicadores usar?
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