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 Saber
comprar é tão importante como saber vender...
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sala das idéias e
marketing -
sala dos artigos de
marketing
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Diz-se que o verdadeiro
ganho não vem das vendas, senão das compras. Assim, vejamos algumas
pautas para melhorar esta função fundamental da empresa. Nas pequenas e
médias empresas, o departamento de compras costuma ser manejada
diretamente pela máxima autoridade, ou seja seu proprietário ou diretor.
O departamento de compras tipicamente se encontra entre os últimos em
ser delegados
(Artigo:
quem se queima com leite,
vê uma vaca e chora...).
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No entanto, além de que o dono se mostre arredio a deixar esta função em
mãos de outros, o certo é que em muitos casos não a executa corretamente
(ou ao menos há muito por melhorar). Um problema habitual na pequena
empresa é que habitualmente o comprador manifesta um comportamento mais
parecido ao de um consumidor, que ao de um comprador institucional. E
isto traz como conseqüência uma perda importante na produtividade e na
competitividade
(Artigo:
Você conhece quem é o
comprador do cliente?).
Efetivamente, quantas
vezes vimos que o comprador descarta uma compra, porque o vendedor
que lhe atende não lhe agrada?, ou quantas vezes vimos que elegem um
vendedor e sua empresa, simplesmente pela boa relação que o
comprador tem com o profissional?
Não obstante, existem
diversos métodos e ferramentas para comprar melhor. Vejamos algumas
pautas sugeridas na prática cotidiana da assessoria a pequenas e médias
empresas:
•
Tomar consciência da
importância da função de compras:
diz-se que o verdadeiro ganho não vem das vendas senão das compras.
Assim, é importante atribuir os tempos que sejam necessários a esta
tarefa, tendo em conta que se trata de uma atividade estratégica da
empresa.
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•
Diversificar:
é boa prática ampliar a quantidade de fornecedores a um mínimo de 3
por cada grupo de produtos importantes, mantendo a relação comercial
(ainda que seja mínima) com todos eles. É fundamental não cair no
erro de concentrar todas as compras num só fornecedor. Se isso
ocorre, nos encontraremos numa posição muito desfavorável à hora de
negociar.
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•
Fazer competir aos
fornecedores: implementar
um sistema de "concorrência de preços", comparando ao menos duas
ofertas similares de outros fornecedores antes de fechar uma
operação ou compra. A decisão final ante duas ofertas iguais, deve
obedecer a garantia, serviço pós-venda e confiança que o vendedor do
fornecedor representa
(Artigo:
ninguém consegue
segurar o comprador apenas com preço!).
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•
Deixar de lado as
apreciações pessoais:
é importante concentrar-se no que convém à empresa em cada operação,
independentemente de questões afetivas respeito do vendedor do
fornecedor. Também é crítico não decidir no momento. Devemos
tomar-nos o tempo necessário para que as emoções se dispersem e
possamos julgar se a compra é realmente o melhor para a empresa.
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•
Exigir sempre uma cópia do
pedido:
ali devem constar todas as condições oferecidas e negociadas
(produto, características, preço, prazo de pagamento, prazo de
entrega, frete Cif ou Fob, informações do vendedor que nos atendeu
(celular, e-mail, fone), etc. Quando compram, as grandes empresas
têm seus próprios formulários (Ordem de compra) e fazem que o
comercial que os atende, assine o original e se comprometa a citar
na nota fiscal de entrega, o número da ordem de compra, data e
departamento que a liberou. Esta é uma prática que convém
implementar em qualquer organização
(Artigo:
a tão sonhada ordem de
compra do cliente).
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•
Registrar adequadamente aos
fornecedores:
registrar cada fornecedor no sistema com todos as informações
importantes, e manter eles "indexados" por categorias de grupo,
sub-grupo, vantagens e desvantagens. Ter registro dos fornecedores,
valores comprados, volumes, assiduidade das visitas dos vendedores e
das entregas, tratamento das ocorrências comerciais quando surgem,
agilidade na recompra, manutenção das condições de venda nos pedidos
subseqüentes, etc.
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•
Manter registros de todas as
operações: para
poder orçar rápida e facilmente, é importante ter registrado os
orçamentos por um lado e os pedidos por outro, assim como os
fornecedores e suas listas de preços, porque isso permitirá que se
selecione rapidamente os fornecedores quando se precisa realizar uma
compra...
.
•
Controlar minuciosamente as
entregas: verificar
que o ingressado coincida com o pactuado através de um controle
físico (controle dos bens, verificação da qualidade, e que as
quantidades coincidam com o faturado), e administrativo (das faturas
com a nota de pedido e as listas de preços)
(Artigo:
a re-negociação de
preços com os compradores).
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•
Controlar o estoque: é importante contar
com informação atualizada das existências. Devem-se atribuir
quantidades mínimas e máximas para cada artigo. Quando o estoque de
um produto baixa do mínimo atribuído, corre-se o risco de faltantes.
Quando se excede o máximo, pelo contrário, podem sofrer-se perdas
por improdutividade.
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•
Analisar permanentemente o
mercado fornecedor: devemos
estar abertos à possibilidade de novos fornecedores que substituam
aos anteriores.
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•
Equilíbrio na relação: não
devemos perder de vista que estamos fazendo negócios, e não amigos
ou inimigos. Então, é necessário manter um equilíbrio na relação com
o vendedor e com fornecedor a partir de certa distância e ao mesmo
tempo muita amabilidade e cordialidade num marco de respeito
absoluto de ambas partes
(Artigo:
Como re-negociar um
pedido ou um contrato).
Se consegue uma
política e um método de compras adequado, a empresa ganhará mais
dinheiro. E, mais importante, crescerá em sua competitividade,
única garantia de sobrevivência e sucesso a longo prazo.
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prof. Néstor Setzes
SICFIE, Assessoramento e Control
artigo
recomendado:
Como tratar
com um comprador desconfiado
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