Princípio do Just-in-time:
o JIT
aplica-se tradicionalmente a empresas industriais, que transformam
matérias-primas em componentes, agrupados depois em subconjuntos e
finalmente num ou em vários produtos finais. Assim, o princípio do
JIT
pode resumir-se numa regra essencial, dividida em quatro fases
distintas mas semelhantes:
é necessário produzir
e disponibilizar:
•
Os produtos
acabados no momento exato em que se tornam necessários para a
venda.
•
Os subconjuntos no
momento exato em que são necessários para a montagem dos
produtos finais.
•
Os componentes no
momento exato em são precisos para a montagem dos subconjuntos.
•
As matérias-primas
no momento exato em que vão ser utilizados para a fabricação dos
componentes.
As doze regras do
Just-in-time:
para conseguir
implementar com sucesso esta técnica de gestão na empresa, é
importante respeitar algumas regras básicas, mas por vezes
esquecidas:
•
Só produzir o que
é pedido pelo cliente e só quando ele o pretende, e portanto não
constituir estoques, sejam de produtos acabados ou intermédios
em qualquer altura.
•
Ter prazos de
fabricação curtos.
•
Dispor de uma
grande flexibilidade, de forma a poder responder rapidamente a
alterações no mercado.
•
Fabricar pequenas
quantidades de cada tipo de peças, subconjuntos ou produtos
finais.
•
Conseguir efetuar
uma rápida mudança de ferramentas e uma disposição das máquinas
eficaz.
•
Só comprar as
quantidades necessárias à produção que já foi pedida ou
encomendada.
•
Dispor as máquinas
e organizar a produção de modo a que se minimizem as esperas ou
perdas.
•
Armazenar as
matérias-primas e os produtos semi-acabados junto dos locais
onde são necessários, para evitar perdas de tempo e de
eficiência no transporte.
•
Dispor de máquinas
e ferramentas altamente fiáveis, de modo a que não se avariem no
momento exato em que são necessárias.
•
Controlar com
muito rigor a qualidade das peças a serem fabricadas.
•
Só comprar as
matérias-primas e os componentes que assegurem uma qualidade
superior.
•
Empregar recursos
humanos polivalentes e capazes de se adaptar a uma produção
descontinuada.
Meios necessários para mudar
para o Just-in-time:
das regras
anteriormente indicadas, decorre uma série de ações a tomar, numa
primeira fase, para começar a preparar a empresa para a
implementação desta técnica de gestão. A saber:
Simplificar e otimizar:
antes de sequer começar a pensar em implementar um tipo de
gestão Just-in-time na empresa, é necessário repensar toda a
produção de modo a responder eficazmente aos pedidos dos
clientes. A nova arrumação e lay-out da fábrica deverá ser
flexível, responder a altos padrões de qualidade, evitar tempos
de espera e responder rapidamente a alterações na produção
(Artigo:
ANÁLISES ABC ou
ANÁLISES DE Pareto?).
.
Formar os recursos
humanos:
este ponto é
frequentemente esquecido mas é essencial para que a
implementação do Just-in-time na empresa se faça com eficácia. A
idéia é a de ensinar o pessoal a funcionar segundo novos moldes,
com novos objetivos e segundo novas regras. A motivação só se
consegue se for efetuado um trabalho conjunto com todos.
.
Colaborar com os
fornecedores:
os fornecedores
são sempre uma peça chave no desempenho da empresa. No caso do
Just-in-time, a sua atuação é crítica. É preciso estabelecer
novas relações com eles para que possam colocar as quantidades
necessárias de matérias-primas ou produtos semi-acabados, com
elevada qualidade, na altura certa. A relação com os
fornecedores passará a assentar mais numa parceria que numa
simples compra e venda. Só com o apoio destes é que se consegue
uma passagem para o Just-in-time eficaz. É vantajoso para a
empresa explicar o seu processo e os seus objetivos aos
fornecedores para que estes possam colaborar com ela. É também
mais fácil tratar com um número menos extenso de fornecedores
(Artigo:
PEST: Uma ferramenta
para a análise do modelo de negócios).
.
Colaborar com os
clientes:
também é útil que
os clientes possam colaborar com a empresa que funciona no
regime de Just-in-time. A empresa pode pedir-lhes, por exemplo,
ajuda de forma a estabilizar a carga da produção, combinando com
eles um programa de entregas. Além disso, é sempre vantajoso
para a empresa fazer passar a mensagem aos clientes do aumento
de qualidade conseguido.
.
Conceber a produção em
novos moldes:
funcionar em
Just-in-time represente para a empresa uma alteração profunda
das suas práticas. Toda a organização da empresa deve assim ser
modificada para responder mais eficazmente. A disposição
funcional das atividades deve ser substituída por linhas de
produtos, todo o trabalho de gestão de estoques de produtos
finais ou intermédios deixa de fazer sentido, podendo a empresa
colocar estes funcionários a fazer outras tarefas, etc.
(Artigo:
9 de cada 10
gerentes utilizam mal as estatísticas).
Refiram-se três aspectos
essenciais:
•
A
planificação deixa de ser feita em função de projeções de
vendas, sempre falíveis, e passa a ser efetuada com base em
encomendas firmes.
•
Já
só é preciso calcular as necessidades a curto prazo, sendo
inútil avaliar com precisão as necessidades a longo prazo.
•
Passam a ser desnecessárias várias funções: controle de
estoques, estoques intermédios, as ordens de fabricação,
controle da produção, cálculo dos custos.
Como mudar para o
Just-in-Time: -
Haverá sempre várias formas de uma empresa mudar a sua produção para
começar a aplicar um sistema Just-in-time. Uma estratégia possível é
um processo que se divide em dez passos:
•
Obter a aprovação
e o apoio da gestão de topo: é necessário que os dirigentes
máximos da empresa estejam conscientes do que significa mudar
para o Just-in-time, em termos de custos, de benefícios e de
alteração da estrutura da empresa.
•
Elaborar um plano
de implementação realista e compreensível
•
Convencer os
trabalhadores: para esse efeito é necessário dar formação,
incentivar a participação de todos, nomeadamente através de
círculos de qualidade, e fornecer uma liderança forte.
•
Na linha de
montagem final: estabilizar a produção para que os outputs
finais por dia sejam sempre idênticos. Para isso será necessário
usar caixas ou outros contentores com peças estandardizadas e
facilmente acessíveis, segundo o sistema Kanban.
•
Nas fases
intermédias: reduzir os tempos de espera e o tamanho dos lotes
nas várias fases de produção de forma a que correspondam
exactamente às quantidades necessárias para a fase final de
produção.
•
Eliminar o
inventário do armazém principal e colocá-lo junto da linha de
montagem, no local onde as peças são necessárias.
•
Equilibrar os
ritmos de fabricação com os ritmos de montagem final. Isto pode
implicar repor algumas peças que faltem; um stock mínimo pode
assim ser necessário nesta fase.
•
Prever espaço
livre em todas as áreas ou secções: se houver falhas, será
necessário ocupá-lo, com peças ou outras máquinas ou
ferramentas, para assegurar a produção e recuperar o tempo
perdido.
•
Colaborar com os
vendedores de forma a que o ritmo de entregas se identifique com
o ritmo de produção.
•
Eliminar o
inventário que se justificava para gerir a produção a longo
prazo e as variações da produção.
Vantagens e
desvantagens do Just-in-time:
a principal vantagem do Just-in-time deriva diretamente da sua
definição:
reduzir os custos, essencialmente por três vias:
•
Redução de estoques:
já não é
necessário disponibilizar um espaço e recursos humanos para
tratar dos aprovisionamentos.
•
Redução de tempo:
o mesmo nível de
produção pode ser atingido em menos tempo, o que permite evitar
horas extraordinárias e/ou aumentar a produção face a um aumento
pontual da procura.
•
Aumento da qualidade:
Sendo o output
final de maior qualidade, evitam-se custos com peças ou produtos
defeituosos além de ser um excelente argumento de venda,
reforçando a presença no mercado.
A maior desvantagem
deste sistema é a que decorre de incertezas na envolvente da
empresa. Se algo não funcionar bem, e o exemplo de uma greve nos
transportes é a mais evidente, tudo pode ficar parado. Por isso,
algumas empresas, além de um sistema de Just-in-time, mantêm também
o "just in case", algum estoque de segurança que permitirá evitar
perdas no caso de problemas com a envolvente, nomeadamente os
fornecedores.
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